从镇行政官的办公桌

从镇管理员的办公桌上

董事会每年至少举行一次较为非正式的会议，审查他们作为董事会的运作方式，并确定未来几个月的优先事项。董事会于上周五上午举行了最近一次讲习班会议，其重点是改进会议的召开方式和确定优先事项。这周我将专注于改进，并在接下来的一周深入探讨优先事项。

议员会议的议程通常都很满——需要做出的问题和决定似乎永无止境。会议也为委员会提供了时间听取居民对议程上的问题的意见，尽管这些意见总是由主席酌情决定。根据州法律，只有列出的议程项目才能讨论并作出决定。在平衡有效开展董事会业务的需要和提供充足的时间供公众投入方面出现了挑战。

当一个特定的议程项目只吸引少数感兴趣的居民时，很容易给那些参加会议的人留出时间来发表意见。然而，对于吸引大量人群的项目，实施一些时间限制是必要的。当很多人想要发言时，人们会被要求将发言时间控制在2分钟内（这实际上比你最初想象的要长——你可以在120秒内传达大量的评论！）在每个人都有机会发言一次后，将提供第二次或第三次机会。发言者被要求走上讲台，使用麦克风录制会议过程，以便将来在1623演播室（前身为开普安电视台）运营的本地接入频道上播出。

为了提供关于议程项目的更完整的资料和减少会议上基本问题的数量，将在介绍专题时提供更多的背景资料。接下来的程序也将事先进行审查，以便与会各方对会议将如何进行有充分的了解。对于我们知道会产生大量社区兴趣的议程项目，可以更多地利用单一议程专题会议，以免受到其他议程项目的约束，尽管预测哪些议题会引发大量兴趣并不总是容易的！

 

今后的会议将更多地使用讲义。委员们在会前收到关于每个议程项目的大量材料。我们可以将这些材料中的大部分提供给公众，以提高每个人对特定主题的理解。

委员们的另一个目标是确保在会议中引入我们部门领导的专业知识。他们的专业训练和经验提供了宝贵的观点，可以在很大程度上帮助董事会的决策过程。虽然工作人员建议的摘要通常在会议前提供给委员，但始终确保主题专家出席会议，以确保这些专家能够帮助回答会议上提出的问题。它还为公众提供了一个与工作人员互动并直接听取他们建议的机会。

这些努力应有助立法会议员会议达致双重目标，一方面使会议有效率地进行，另一方面又使公众有机会更深入了解所讨论的问题，并为决策过程提供有价值的意见。和往常一样，如果你有其他的想法，请告诉我。